Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama icon

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama

Reklamlari:



Indir 298.76 Kb.
TitleDosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama
Page5/6
Date conversion10.11.2012
Size298.76 Kb.
TypeDocuments
Source
1   2   3   4   5   6

Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır.


Dosya planında, yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, düzenlenmesi gereken alan;

-Anahizmet birimlerinin numaralandırıldığı 100-599 sayısal aralığında ise, dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce,

-Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir.

Üniversite, belediye ve özel idarelerin ana hizmet birimleri faaliyetlerini ihtiva eden dosya planlarında yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, belediyeler ve özel idareler için İçişleri Bakanlığı; üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı haberdar edilmek suretiyle uygun görülen düzeltmeler yapılacaktır. Bu kurumlar, bahis konusu dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcı kuruluşlarca güncel dosya planının takibini ve kullanımını sağlayacaklardır.

Dosya planında “Diğer” adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir.

Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl sonunda yapılacaktır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.



Görüldüğü üzere, tüm kamu kurum ve kuruluşlarında müştereken kullanılabilecek bir dosya planı, benzer hizmet ve faaliyetlerde birliktelik sağlamak amacıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından kurum ve kuruluşların bu alanlar için tespit ettikleri konu başlıkları dikkate alınarak, hazırlanmış ve kullanıma sunulmuştur.

Bu aşamadan sonra ön plana çıkarılması gereken husus, bu planın tüm kurum ve kuruluşlarca uygulanmasını sağlamaktır. Planda gerekli olan revizelerin yapılabilmesi için, revize gerektiren hususların plandan sorumlu noktalara bildirilmek suretiyle planın sürekli güncel tutulmasını sağlamak ve planın kurallarına sadık kalarak, dosya oluşumunu sağlamak gerekmektedir. Bu kuralların uygulanmaması, sürekli takibinin yapılmaması ve gerekli revizelerin zamanında yapılmaması durumunda, planın varlığı hiçbir anlam ifade etmeyecektir.

Planın kullanımı ile ilgili olarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ekinde sunulan açıklamalar her ne kadar yeterli olsa da konunun daha iyi anlaşılabilmesi ve uygulanabilmesi amacıyla çeşitli şekillendirmelerle planın uygulanması açıklanmaya çalışılacaktır.

Dosya planını, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteri şeklinde tanımlamıştık.

Bu tanım yalın ifade ile birimimize gelen veya birimimizden çıkan yazıların konulacağı dosyanın (adresinin) belirlenmesi ve belirlenen adres doğrultusunda çeşitli tekniklerle dosyalarına konulması işlemidir, diyebiliriz.

Dikkat edilecek olursa, dosyalama işlemini iki ayrı faaliyet olarak düşünebiliriz.

Bunlardan birincisi, üzerinde bir işlem gerektiren herhangi bir yazıya cevaben hazırlayacağımız veya bilgi amacıyla gelen ve üzerinde işlem gerektirmeyen yazıların öncelikle adresini belirlemektir. Adres belirlemede ön planda tutulması gereken husus, yazının konusudur. Yazının konusu doğrultusunda dosya planı kullanılmak suretiyle konuya en uygun dosya numarası belirlenip, yazıya yansıtılmalıdır. Belirlenen bu numara yazının ait olduğu dosyayı gösterme özelliğine sahiptir.

Uygulayıcıların dosya numarasını belirlemede dikkate alması gereken en önemli husus, yazının konusunun ön planda tutularak, hangi adreste bulunması gerektiğinin tespitidir. Bir kısım faaliyetler vardır ki, faaliyetin büyüklüğü ve doğası gereği bir çok farklı konuya ait belgeyi aynı dosya içinde barındırması gerekir. Bu gibi durumlarda aynı faaliyete ilişkin farklı konulardaki yazıların parçalanarak, ayrı dosyalar açılması sağlıklı olamayacağından dolayı, faaliyetle ilgili en uygun dosya numarasının tespit edilerek, dosyaya girmesi gereken bütün belgelere bu dosya numarasının yansıtılması en uygun yöntem olacaktır.

Bu sayede, aynı konu numarasını taşıyan belgelerin tek bir dosyada toplanması sağlanmış olacaktır.

Belgenin konulacağı dosya numarasının tespitinin ardından ikinci aşama, belgelerin yoğunlukları dikkate alınarak, dosyalarına konulma işlemi olmalıdır.

Dosya planı uygulaması, aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin aynı dosya numarası ile açılacak dosyada toplanması hedefi doğrultusunda, dosyalama işlemi yapacak personele belgelerin yoğunluklarına göre farklı dosya açma imkanını sağlamaktadır.

Bilindiği üzere dosya planında listelenen her konu müstakil bir dosya açılması imkanını bize sunmaktadır. Planın hazırlanmasında birbirleriyle ilgili konuların ana faaliyet altında bir alt konu ve alt konuya bağlı tali konular şeklinde sıralanmasının altında yatan asıl etken belgelerin yoğunluğuna göre tali veya alt konularda dosya açılmasına imkan sağlamanın yanı sıra, tali ve alt konularda yoğun belge teşekkül etmemesi durumunda ana konu altında açılacak dosyada birbirleriyle ilişkili konulara ait belgelerin tek dosyada toplanmasını sağlamaktır.

Bu sayede farklı dosya numaraları taşıyan belgeler için yığınlarca dosya açılması engellenerek, az sayıda teşekkül eden belgelerin ana dosya numarası taşıyan dosyada toplanması sağlanacaktır.

Burada uygulayıcılara şöyle bir öneri yapmakta fayda vardır. Hazırlanan bir yazı alt konu veya tali konu numarası almış dahi olsa, yazının almış olduğu numara ile dosya açmak yerine, ana dosya numarası altında “Genel” bir dosya açarak, yazıları bu dosyada toplamak; zaman içerisinde bu dosyadaki alt ve tali konulardaki birikim yoğunluğuna göre kendi özel numaraları ile dosya açmak daha verimli olacaktır.

“Genel” adı ile açılan dosya içerisindeki alt ve tali konulardaki belgelerin dosya içerisindeki ayrımını sağlamak amacıyla “yarım kapak” dosya kullanımı veya “ayraç” kullanımı da dosya içindeki belgenin düzeni ve ulaşımı açısından olumlu sonuç verecektir.

Standart dosya planının tüm kurum ve kuruluşlarda benzer hizmet ve faaliyetlerde birliktelik sağlamak suretiyle, bu faaliyetler neticesinde teşekkül eden belgelerin aynı ad ve numara ile açılacak dosyalarda toplanmasını gerçekleştirmek olduğunu söylemiştik.

Bunu sağlamaya yönelik olarak, “ortak alanlar” şeklinde adlandırılan tüm kurum ve kuruluşlarda var olabilecek faaliyetler, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuştur.

“Ortak alanlar” ın müşterek kullanımı ile tüm kurum ve kuruluşlarda bu alanlarla ilgili açılacak dosyaların aynı ad ve numara ile adlanması ve aranması sağlanmış olacağı gibi kurum içindeki tüm hizmet birimlerinde de aynı faaliyetlerle ilgili belgeleri aynı ad ve numara ile açılacak dosyalarda toplama imkanı olacaktır.

“Ortak alanlar” isminden de anlaşılacağı üzere tüm birimlerin kullanımına açık alanlar olup, bu alanlardaki faaliyetlerle ilgili bir belgenin teşekkül etmesi halinde yine bu alanlardaki dosya numaraları kullanılarak, dosya açılabilecektir. Bu sayede, aynı faaliyetlere ilişkin belgelerin aynı ad ve numara ile açılacak dosyalarda toplanması sağlanmış olacaktır.

Bu şu anlama gelmektedir: Birimin üstlenmiş olduğu görev ne olursa olsun teşekkül eden belgelerinden bir bölümü “faaliyet raporları” ise, “ortak alanlar”dan “Genel İşler” başlığı altında “040” dosya numarası ile; “malzeme talepleri” ise, “İdari İşler” başlığı altında “809.01” dosya numarası ile; “kurum içi personel görevlendirme” ise, “Personel İşleri” başlığı altında “904.01” dosya numarası ile dosyalanacaktır.

Kurum içinde birlikteliğin sağlanabilmesini teminen özellikle birbirleriyle ilişkili ve yoğun yazışma trafiği bulunan birimleri bir araya gelerek, yaptıkları yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacaklarını belirlemelidirler. Bu sayede, aynı konulu yazışmalar için birimler arasında farklı uygulamalar ortadan kalkacaktır.

Standart dosya planının hacimli olması ve hazırlanacak yazılara plandan faydalanılarak, dosya numarasının yansıtılması mecburiyeti, yazıyı hazırlayan personeli sıklıkla planda uygun konu numarasını aramaya yönlendirecektir. Bu da çoğunlukla zaman kaybına sebebiyet verecektir. Bu sebeple, yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını bir kereye mahsus inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi yani kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Böyle bir uygulama, zaman kaybını önleyebileceği gibi, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

Üzerinde durulması ve açıklanması gereken bir diğer hususta işlem görmek üzere gelen yazılarda bulunan dosya numarasının dikkate alınıp alınmayacağı hususudur.

Bilindiği üzere, dosya planı her ne kadar kurum ve kuruluşlarda benzer faaliyetlerde birliktelik sağlamayı amaçlamış olsa da uygulamalardan doğabilecek hatalar; işlem görmek üzere gelen yazının, yazıyı gönderen birimin ana faaliyeti olması vb. sebeplerden dolayı belgenin birimimizde dosyalanacağı adresi verme özelliği bulunmamaktadır. Gelen yazıların dosya numaralarının sadece bir fikir vermek amaçlı kullanımı söz konusu olmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, daha önce de bahsedildiği üzere yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasının tatbik edilmesi gerekmektedir.

Ancak, özellikle kurum içi yazışmalarda her birimde ortak dosya numaralarının kullanımını sağlamak, birimler arası yapılacak toplantılar neticesinde müştereken kullanılacak dosya numaralarının tespiti ile mümkün olabilecektir.




^ SIKCA SORULAN SORULAR


Plana yeni bir konu (dosya adı) ilavesi mümkün müdür?

Standart Dosya Planının 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında sıralanan dosya adları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış ve 2005/7 sayılı Genelge ile 25.03.2005 tarihinden itibaren tüm kamu kurum ve kuruluşlarının müşterek kullanımına sunulmuştur. Bu alanlara yeni bir konu ilavesi, kurum ve kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerince Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne bildirilmesi halinde, talepler değerlendirilerek, uygun görülen konular plana ilave edilecektir. Bu tür talepler doğrultusunda ilave edilmesi uygun görülen dosya adları plana monte edilerek, yıl sonlarında www.devletarsivleri.gov.tr adresinde kullanıcıların bilgisine sunulacaktır. Uygulayıcılar kesinlikle “ortak alanlar” adı ile belirlenen alanlara yeni bir konu ilavesi yapmayacaklardır.

Ortak alanlar dışında kalan ve kurumların kendilerince 100-599 sayısal aralığında kodlanmış bulunan ana hizmet birimlerine ait planlara yeni bir konunun ilavesi ise, birimlerin, kurumun dosya planından sorumlu birimi haberdar etmesi ve bu birimin uygun görmesini müteakip, plana ilave edilebilecektir. Bu ilavelerin de yıl sonlarında yapılması uygun olacaktır. Ortak alanlarda olduğu gibi, birimler plana yeni bir dosya adı ilave edemeyeceklerdir.

^ Belediyeler ve özel idarelerde Standart Dosya Planı uygulaması nasıl olacaktır?

Planın 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında sıralanan dosya adlarının, kurum ve kuruluşların tamamı tarafından müştereken kullanılacağı; 100-599 sayısal aralığın ise, kurum ve kuruluşların kendilerince hazırlanacağı ifade edilmişti. Tüm belediye ve özel idarelerin ana hizmet faaliyetlerinde de birliktelik sağlanabilmesi amacıyla belediye ve özel idarelerin her biri için ayrı olmak üzere ana faaliyetlerine yönelik planlar İçişleri Bakanlığı tarafından hazırlanarak, tüm belediyeler ile özel idarelerin kullanımına sunulacaktır. Belediyeler ile özel idareler dosya planı, İçişleri Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 100-599 sayısal aralığında kodlanan ana faaliyetlere ilişkin plan ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce hazırlanan ve 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında kodlanan yardımcı hizmet ve danışma-denetim faaliyetlerine ilişkin planların bir araya getirilmesiyle tamamlanmış olacaktır.

Üniversitelerde Standart Dosya Planı uygulaması nasıl olacaktır?

Belediye ve özel idarelerde olduğu gibi tüm üniversitelerin ana hizmet faaliyetleri ile ilgili ortak bir dosya planı Yüksek Öğretim Kurumu tarafından hazırlanarak, üniversitelerin kullanımına sunulacaktır. Üniversiteler dosya planı, Yüksek Öğretim Kurumu tarafından hazırlanan ve 100-599 sayısal aralığında kodlanan ana faaliyetlere ilişkin plan ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce hazırlanan ve 000-099 ile 600-999 sayısal aralığında kodlanan yardımcı hizmet ve danışma-denetim faaliyetlerine ilişkin planların bir araya getirilmesiyle tamamlanmış olacaktır.

^ Dosya Planında üç karakter rakam ile belirtilen dosyalar ne amaçla konulmuştur?

Planda üç karakter rakam ve koyu renkle belirtilen dosyalar, genel dosya adını belirtmekte olup, konu ile ilgili alt konu başlıkları hemen altında iki karakter rakam kullanılmak suretiyle sıralanmıştır. Tali konu başlıkları bulunan alt konularda, tali konuların “genel” dosyası konumundadır. Bir üst konu başlıkları daima alt konu başlıklarının “genel”i konumundadır.

622 Halkla İlişkiler (Genel)

622 01 Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Genel)

622 01 01 Talepler

622 01 02 Şikayetler

622 01 03 Görüş ve Teklifler


Genel dosyalar, birkaç alt konuyu ilgilendiren belgelerin dosyalanması için kullanılmalıdır. Alt konu numaralarını taşıyan yazışmaların dosya açılmasını gerektirecek ölçüde yoğun olmaması durumunda bu yazışmalar, “Genel” dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Örneğin, 622 01 01, 622 01 02, 622 01 03 dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğun teşekkül etmesi durumunda her bir dosya numarası ile ayrı ayrı dosya açılması mümkün olduğu gibi ayrı ayrı dosya açılmasını gerektirecek yoğunlukta bulunmamaları durumunda söz konusu belgelerin 622 01 dosya numarası ile açılacak “Genel” dosyada toplanmaları mümkün olabilecektir. “622 01 Vatandaşların Talep ve Şikayetleri” adı ile açılacak dosya, 622 01 no’lu konunun tali konuları durumunda bulunan “Talepler, şikayetler, görüş ve teklifler” konulu belgeleri ihtiva etmektedir anlamını taşımaktadır.

^ Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosya ne amaçla konulmuştur?

Bilindiği üzere birimler çok sıklıkla olmasa da diğer faaliyetlerle ilgili yazışma yapabilmektedir. Yapılan yazışmaların konusu, o faaliyet grubunun herhangi bir ana konusu veya alt konuları ile ilgili olabilmektedir. Yazışmaların yoğun olmaması sebebiyle taşıdığı konu numaraları ile dosya açılması mümkün olmamaktadır. Bu gibi durumlarda, yazışmaların o faaliyet grubu ile ilgili olduğunu belirlemek üzere “Genel” bir dosya açılması gerekmektedir. Örneğin, yıl içerisinde Personel işlerinin çeşitli alt konularında çok yoğun olmayan yazışma teşekkül etmesi durumunda “900 Personel İşleri” adı ile açılacak bir dosyada belgelerin toplanması doğru bir dosyalama olacaktır. “900 Personel İşleri” adlı bir dosya bize, 900-929 sayısal aralığında belirtilen belgelerin var olduğunu ifade etmektedir.

^ Her faaliyet gurubunun sonunda bulunan ve sonu “9” ile biten “Diğer” adlı dosya ne amaçla konulmuştur?

Standart dosya planında her faaliyet grubu ile ilgili bir sayısal aralık belirlenmiş ve o faaliyet grubu ile ilgili açılması gereken ana dosyalar ile ana dosyalara bağlı alt dosyalar faaliyetin adı altında sıralanmıştır. Her faaliyet grubu için belirlenen sayısal aralığın “9” ile biten son rakamı “Diğer” adı ile tanımlanmıştır.

Hazırlanan yazıların büyük bir bölümü planda belirtilen dosyalardan biriyle ilintili olmasına rağmen, bir kısım yazıların o faaliyet gurubunda belirtilen herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyeceği durumlar söz konusu olabilir. Faaliyetin bir parçası olmasına rağmen, faaliyetin adı altında sıralanan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen veya sayılan konulara ait açılacak dosyalara konulamayacak yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında bu dosyalar kullanılacaktır.

Diğer bir ifade ile son rakamı “9” ile biten dosyalar, kendinden önce belirtilen herhangi bir konuyu ilgilendirmeyen yazışmaların dosyalanacağı adrestir.

^ Dosya Planında “99 Diğer” adı ile tanımlanan dosyalar ne amaçla kullanılmaktadır?

Bu tür dosyalar tanımlandığı konu grubunun alt konularından herhangi birini ilgilendirmeyen yazıların dosyalanması amacıyla kullanılmalıdır.

Bir faaliyet grubu ile ilgili ana dosyalar, üç karakter rakam kullanılmak; ana dosyalara bağlı alt dosyalar ise, iki karakter rakam kullanılmak suretiyle ana dosyaların hemen altında sıralanmıştır. Ana dosyaların alt bölünmelerinin yapıldığı durumlarda, ana dosya ile ilgili olmasına rağmen alt bölünmelerde tanımlanmayan konulara ait yazıların dosyalanması için daima “diğer” adı ile bir dosya açılması gerekmektedir.

“Diğer” adı ile açılan dosyalar zaman içinde birimlerince gözden geçirilmek suretiyle ana dosya adı altında yer alması gereken alt konu başlıklarının tespiti için kullanılmalıdırlar.

^ Haberleşme Kodu nedir?

1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlüğe konulan Haberleşme Kodu uygulaması yazının hazırlandığı birimi, bağlı bulunduğu teşkilatla birlikte tanımlayan bir kodlamadır. Haberleşme Kodu, 1992 yılından itibaren tüm kurum ve kuruluşların alt birimlerine kadar kullanacakları kodlar tespit edilerek, uygulamaya konulmuştur. Bu uygulama aynen geçerliliğini sürdürmektedir. standart dosya planı ise, haberleşme kodunun hemen ardından kullanılacak unsurun (dosya numarası) tespitini sağlamaya yönelik olup, bu iki kodlamanın kesinlikle birbiriyle karıştırılmaması gerekmektedir.

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’in 10’uncu maddesinin 2 nci paragrafı, “haberleşme kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır” şeklinde uygulamaya açıklık getirmiştir.

Bu ifadeden de anlaşılacağı üzere evrakın sayı bölümü, hazırlandığı birimi, işlemi tamamlandıktan sonra konulacağı dosyayı ve dosya içindeki belgeyi diğer belgelerden ayırma özelliğine haiz kayıt numarasını bildirmek durumundadır. Bu unsurlardan evrakın hazırlandığı birimi belirlemeye matuf kodlama 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlüğe konulan haberleşme kodu uygulamasıyla; yazının ait olduğu dosyayı belirlemeye matuf kodlama ise, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulan standart dosya planı ile belirlenmiştir.

Sonuç olarak, kurum ve kuruluşlar haberleşme kodu uygulamasına aynen devam edecek olup, bu kodun hemen ardından standart dosya planını kullanmak suretiyle “dosya numarası”nı yazıya yansıtacaklardır.

^ Kurumun haberleşme kodunu nereden temin edebilirim?

Henüz haberleşme kodu uygulaması içinde bulunmayan kurumlar ile haberleşme kodunu uygulamakla birlikte teşkilat yapısında değişiklikler meydana gelmiş kurumlar, haberleşme kodlarını Başbakanlık Bilgi İşlem Başkanlığı ile irtibata geçerek temin edebilir veya revize edebilirler.

^ Dosya planının istenilen ölçülerde uygulanabilmesi nasıl sağlanabilir?

Standart dosya planının iki bölümden oluştuğunu düşünür isek, planın “Ortak Alanlar” adı ile zikredilen bölümleri kurum ve kuruluşlardan gelen veriler doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış ve tüm kurum ve kuruluşların kullanımına sunulmuştur. Planın ikinci bir ayağını oluşturan ana hizmet faaliyetlerine ilişkin planlar ise, kurumların kendilerince hazırlanmıştır. Bu iki bölümün bir araya getirilmesi ile kurum ve kuruluşların dosya planları tamamlanmış olacaktır.

Kurum ve kuruluşlar, gerek dosya planlarının hazırlanması aşamasında gerekse planın uygulanmasının takibi ve denetimini yerine getirmek üzere mutlaka bir birimi sorumlu tutmalıdırlar. Dosya planlarının zaman içerisinde faaliyetlerin çeşitliliği doğrultusunda yenilenmesi gerekmektedir. Bu yenilemelerin sağlıklı bir şekilde yapılması amacıyla da planın sahibi olan birim tespit edilmelidir. Planın sahipsiz kalması, düzenli bir dosyalama oluşumunu olumsuz yönde etkileyecektir. Kurum ve kuruluşlarda dosya planının sorumlusu konumunda olması gereken birimler, araştırma, planlama ve koordinasyon vazifesini yürüten birimler olmalıdır.

Dosya planının istenilen ölçülerde kullanılabilmesi için, kullanıcıların çeşitli dönemlerde bilgilendirilmesi ve eğitilmesi de şarttır.

^ Kullanılması zorunlu görülen özel kodlar yazıya nasıl yansıtılacaktır?

Sayı bölümünde dosya numarasının, haberleşme kodunun hemen ardından (-) işareti ile kullanılması gerektiği ifade etmiştik. Seri numara taşıyan veya dosyalanmasında özel numaraları önem taşıyan yazışmalarda, dosya numarasının hemen ardından “S” kısaltması kullanılarak, özel numara dosya numarasına ilave edilebilmektedir. Bununla ilgili örnek uygulama Standart Dosya Planının kullanım talimatında verilmiştir.

Diğer taraftan, bir takım özel numaralar vardır ki (İş yeri sicil numarası, proje numarası, personel sicil numarası vb.) bunlar özelliği gereği fazla sayıda harf veya rakam bileşkesinden meydana gelmiştir. Böyle bir numaranın sayı bölümünde kullanılması sayı bölümünün gereksiz bir şekilde uzamasına meydan vermektedir. Kullanım ve görünüm açısından sakınca teşkil etmesi sebebiyle, özel kodların yazının “konu” bölümünde konunun hemen ardından bir parantez açarak kullanılması daha uygun olacaktır.

1   2   3   4   5   6

Reklamlari:

Similar:

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama iconBelgeleme
1. /RESMШ YAZI ve DOSYALAMA/DOSYALAMA SШSTEMШ/ARЮШV SAKLANACAK EVRAK SЪRESШ.docx
2....

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama iconBelgeleme
1. /Lise,ШlkФзretim ve baзlН kurumlarda bulunmasН gereken planlar ve dosyalama sistemi/KORUMA...

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama icon1 Evrak Kayıt ve Dosyalama İşlemleri

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama icon1 Evrak Kayıt ve Dosyalama İşlemleri 10 Dakika

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama iconBelgeleme
1. /DOSYALAMA-KlasФr/ARЮШV 1,2,3,4.doc
2. /DOSYALAMA-KlasФr/Dosya...

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama iconSheet 1: DOSYALAMA

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama iconSheet 1: DOSYALAMA

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama iconEvrak Kayıt ve Dosyalama Usulleri

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama iconSİVİL SAVUNMA DOSYALAMA SİSTEMİ REHBERİ A

Dosyalama işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiş; bu hususta hizmet birimleri, dosyalama iconOKULLARDA BULUNDURULACAK SİVİL SAVUNMA DOSYALAMA REHBERİ

Sitenizde bu düğmeye yerleştirin:
Documents


The database is protected by copyright ©trgdoc.com 2000-2013

mesaj göndermek
Documents